Örneklerle Profesyonel E-posta Yazma İpuçları

E-posta, profesyonel iletişim için en etkili ve tercih edilen kanaldır. İşletmeler ve müşteriler kurumsal iletişim için e-postanın yardımını alır. Bu iletişim kanalının mesleki önemi göz önüne alındığında, profesyonel içerikli e-postalar oluşturmak iletişim becerilerinin önemli bir parçasıdır.

Herhangi bir profesyonelin veya iş insanının, e-posta yazma becerilerinde ustalaşmadan hayatta kalma şansı oldukça azdır. Bu nedenle, etkili kurumsal iletişim sağlamak için içeride ve dışarıda e-posta ifade etme becerisini öğrenmek gerekir.

Kurumsal Mail Yazmak

Bu makale, örneklerle profesyonel e-postalar yazmaya yönelik bazı yararlı ve pratik ipuçları konusunda size yardımcı olacaktır.

Kurumsal bir mail yazarken, resmiyet ve netlik önemlidir. İşte dikkat etmeniz gereken bazı temel noktalar:

Konu Başlığı: Net ve özlü olmalıdır. Mailin içeriğini özetlemelidir.
Hitap: Eğer alıcıyla samimi bir ilişkiniz yoksa "Sayın/Sevgili" gibi genel hitaplar kullanabilirsiniz. İsim kullanacaksanız da unvanıyla birlikte kullanmak uygun olabilir.
Özlü ve Net İfade: İletmek istediğiniz mesajı doğrudan ve anlaşılır bir şekilde ifade edin. Uzun cümlelerden ve karmaşık ifadelerden kaçının.
Doğru İmza: Mailinizin sonunda uygun bir imza kullanın. Adınızı, unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi içermelidir.
İmla ve Gramer: Yazım kurallarına dikkat edin. Hatalı imla veya gramatik hatalar, profesyonel görüntünüzü olumsuz etkileyebilir.
Eki Eklemek: Eğer mailinize ek dosyalar varsa, ekleyin ve mailde bu dosyaların bulunduğundan bahsedin.
Cevaplara ve İletişime Açık Olun: Alıcıların mailinizi okuyup anladıklarından emin olun. Gerekirse cevap vermeleri için teşvik edici ifadeler kullanın.
Özel Bilgi ve Gizlilik: Hassas bilgileri içeren bir mail ise, bu maili sadece ilgili kişilere gönderin ve gerekirse güvenli bir şekilde iletimini sağlayın.
Kısa ve Öz: Alıcının zamanını almamaya özen gösterin. Eğer mümkünse mailinizi kısa ve öz tutun.
Önceden Planlama: Acil bir durum değilse, mailinizi önceden planlayıp gereken düzenlemeleri yaparak gönderin.

1. Dilbilgisi Hatalarını Düzeltin

Profesyonel e-postalarda etkili iletişim için kusursuz ve hatasız yazım çok önemlidir. İyi yazılmış ve dilbilgisi açısından doğru bir e-posta, profesyonelliği ve yetkinliği yansıtır. Bu nedenle profesyonel e-postaları doğru dilbilgisi ile yazmalı ve dil kurallarına uymalısınız.

İnsan tarafından yapılan düzeltmeler, alıcılarınızı olumsuz yönde etkileyebilecek bazı yaygın hataları ve kaçırılan noktalama işaretlerini gözden kaçırabilir. Çevrimiçi bir dilbilgisi denetleyicisi, dilbilgisi ve yazımdaki gözden kaçan tüm hataları doğru bir şekilde tespit edebilir.

Çevrimiçi dilbilgisi denetimi kullanmak, e-postalarınızdaki dilbilgisi hatalarını hızlı bir şekilde tarar, algılar ve düzeltir. Doğru dilbilgisi, noktalama işaretleri, yazım ve ses tonu önererek profesyonel e-posta yazımınızı geliştirir.

Dilbilgisi Kontrolü Olmadan E-posta Örneği

"Lütfen talep ettiğiniz rapor PDF dosyasının kopyasının 12 MB olduğunu bulun, bu nedenle yüklemeyi veya indirmeyi unutmayın."

Dilbilgisi Kontrollü E-posta Örneği “Lütfen talep ettiğiniz raporun ekteki kopyasını bulun.
PDF dosyası 12 MB olduğundan , yüklemeyi unutmayın.

2. Basit ve Akılda kalıcı Bir Konu Yazın

E-posta konusu, alıcınıza e-postanızın neyle ilgili olduğunu aktaran kısa ve bilgilendirici bir cümledir. Çoğu alıcı, konu satırına göre bir e-postayı açıp yanıtlayıp yanıtlamayacağına karar verir.

Profesyonel bir e-posta için, okuyucuyu konuyu açmaya teşvik edecek güçlü, net ve bilgilendirici bir konu yazın. Konunuz, e-postanızın gövdesinde ne beklenmesi gerektiğini 10 kelimeden daha kısa bir sürede yansıtmalıdır.

Alıcının e-postanızı açmasına izin vermek için tıklama tuzağı taktiklerini ve alakasız konuları kullanmaktan kaçının, aksi takdirde bu size karşı çıkacaktır. Üstelik asla selam vermeyin veya konu satırına selam yazmayın; olması gerektiği amaç için kullanın. Okuyucuların dikkatini çekmek için alıcınızın adını da ekleyebilirsiniz.

Resmi E-posta Konusu Örneği

Konu: Yıllık kar raporu | Kar ve zararları içerir
Konu: Şu adreste bulunmanızı talep edin:
Konu: Güncelleme: Yeni Annelik Politikası

Gayri Resmi E-posta Konusu Örneği

Konu: Hobs and Co. Yıllık Yemeği @| Hadi yukarıda yemek yiyelim!
Konu: Brian, varlığınız rica olunur @
Konu: [Hatırlatma] Anketi doldurmayı unuttunuz | 2 Dakikanızı Alacak

3. Uygun Selamlamalarla Başlayın

İlk izlenimin son izlenim yaklaşımı olduğunu düşünürsek, profesyonel e-posta yazarken uygun selamlamalarla başlamalısınız. Selamlar iki bileşeni kapsar: selamlar ve e-postanın açılış cümlesi.

Selamlamalar ve açılış cümleleri e-postanızın geri kalanıyla tutarlı olmalı ve kime hitap ettiğinize bağlı olmalıdır. Örneğin, profesyonel olarak tanıdığınız alıcı için resmi olmayan bir ton kullanıyorsanız, ona 'Merhaba' veya 'Merhaba' kullanarak hitap etmelisiniz.

Alıcıyı şahsen tanımıyorsanız, selamlamaya 'Sevgili' diyerek başlamalısınız. Alıcıyı tanıyorsanız, resmi e-postalarda tercih ettiği cinsiyet zamirlerini de kullanabilirsiniz. Ancak selamlaşmalarınızda emin olmadığınız cinsiyete özel başlıklar kullanmaktan kaçının.

Resmi E-posta Selamları

Sayın Bay John,
Sayın Bayan Smith,
Sevgili Dr. Finch

Gayri Resmi E-posta Selamları

Merhaba Bay Peterson,
Merhaba Natalie,
Sevgili iş arkadaşlarım

4. Profesyonel Bir İmzayla Bitirin

Olumlu bir izlenim yaratmak için e-postanızın açılış cümlelerinin profesyonel olması gerektiği gibi, e-postanızın bitiş notu da profesyonel bir imza içermelidir. İmza olarak uygun bir bitiş notu ve resmi açıklamanızı ekleyebilirsiniz.

Resmi olmayan e-postalar için 'içtenlikle' ve 'en iyi dileklerimle veya saygılarımla' ve resmi olmayan profesyonel e-postalar için 'gerçekten sizinki' gibi e-postanız ve alıcınızla ilgili uygun imzalama notlarını kullanın. Bundan sonra adınızı, iş unvanınızı ve şirketinizi belirten e-posta imzanızı kullanın.

Üstelik e-posta imzalarında şirketinizin web sitesi ve sosyal medya bağlantıları da yer alabilir. Şirketinize veya bir iş arkadaşınıza e-posta gönderiyorsanız şirket bilgilerini kullanmaktan kaçının.

__Resmi olmayan E-posta İmzası __

Yakında konuşalım, Natalie David
Şerefe, Morris Alfred.
Görüşürüz.

Resmi E-posta Oturumu Kapatma

En iyi dileklerimle, saygılarımla, Saygılarımla veya Saygılarımla, Philips Thomson, Medya Pazarlama Müdürü, Brinson Inc.
Teşekkürler, Teşekkür ederiz veya Saygılarımızla, Philips Thomson, Tel: +1 111 222 333 E-posta: firmaadı@example.com Web sitesi: www. firmaadı.com